Enquadramento
Empresas em toda a Europa estão a tomar medidas para conter e mitigar a COVID-19. Isto pode envolver o processamento de diferentes tipos de dados pessoais.
Neste período de emergência nacional a centralização e o foco nas atividades essenciais para o combate eficaz a esta pandemia mundial não afasta a necessidade de se respeitarem um conjunto de regras específicas no que respeita à proteção de dados pessoais.
O período de progressivo termo do confinamento e de regresso à laboração irá resultar num conjunto de medidas com tratamento de dados pessoais que deverão ser devidamente avaliadas dadas as implicações sancionatórios de um potencial tratamento incorreto ou de violação de dados.
Procuraremos de seguida caracterizar um conjunto de situações que permitem a adequação das decisões das empresas com as regras de RGPD.
1. Podem ser recolhidos dados pessoais no protocolo de reabertura da empresa pós Covid 19?
Dada a situação de pandemia mundial e entidade empregadora, no protocolo de reabertura da empresa pode recolher dados pessoais devendo ter sempre em consideração as regras de RGPD.
Assim, os dados a recolher deverão ser apenas os adequados e efetivamente necessários considerando as finalidades em causa.
Além disso, os sujeitos dos dados pessoais devem receber informações transparentes sobre as atividades de processamento, nomeadamente, qual o período de retenção e finalidades do processamento. As informações fornecidas deverão ser de fácil acesso e fornecidas através de uma linguagem clara e simples.
Paralelamente é importante manter as medidas de segurança dos dados pessoais e as políticas de confidencialidade adequadas, garantindo que os dados não são revelados a pessoas não autorizadas.
As medidas implementadas para gerir o atual de emergência e o processo de tomada de decisão subjacente devem ser devidamente documentados.
2. Pode a entidade empregadora medir a temperatura corporal dos trabalhadores?
Não, a entidade empregadora não pode proceder à recolha e registo da temperatura corporal dos trabalhadores ou de outra informação relativa à saúde ou a eventuais comportamentos de risco dos seus trabalhadores. A mesma só será possível por profissional de no âmbito da medicina do trabalho, ou pelo próprio trabalhador, num processo de auto-monitorização.
Caso o viajante não utilize o vale ou não seja realizado o reagendamento referido em ii antecedente, até 31.12.2021, terá direito ao reembolso, a efetuar no prazo de 14 dias.
Nesse sentido, sugere-se que sempre que sejam necessárias implementar medidas de reforço de controlo de temperatura, possam ser desenvolvidas através de medidas internas de apoio à auto-monitorização.
Apesar da deliberação da CNPD, indicar a impossibilidade da entidade empregadora proceder ao controle da temperatura deverá avaliar-se situações concretas onde, devido a orientações da Direção Geral de Saúde, do Delegado de Saúde Médico ou da medicina no trabalho associado ao risco de contágio (exemplo de lares, IPSS, instalações em áreas de cercas sanitárias, surtos em áreas específicas, risco da atividade) possa ser fundamentado o respetivo controlo apenas de acesso e para efeitos de avaliação pelo profissional de medicina no trabalho. Esta possibilidade deverá ser avaliada caso a caso pelo encarregado de proteção de dados da empresa ou especialista na matéria.
3. Que medidas poderão ser adotadas pelas empresas no período de termo de confinamento e de regresso à laboração
A CNPD entende que a prevenção de contaminação pode justificar a intensificação de cuidados de higiene dos trabalhadores (v.g., quanto à lavagem de mãos), bem como a adoção de medidas organizativas quanto à distribuição no espaço dos trabalhadores ou à sua proteção física, e algumas medidas de vigilância, conforme o estabelecido nas orientações da Direção Geral de Saúde.
Estas medida de organização ou proteção física, sempre que envolvam dados pessoais, deverão ser acompanhadas de avaliação pelo encarregado de proteção de dados da empresa ou por especialista na matéria.
4. Pode a entidade empregadora solicitar o preenchimento de questionários relativa à saúde ou vida privada do trabalhador antes do regresso ao trabalho
Sim, desde que seja realizada exclusivamente pelo profissional de medicina no trabalho.
Conforme resulta de recente deliberação da CNPD, de 23 de abril de 2020, no período de progressivo termo do confinamento e de regresso à laboração, a eventual recolha, através de preenchimento de questionários pelo trabalhador, de informação relativa à saúde ou à vida privada do mesmo relacionada com a sua saúde (v.g., se esteve em contacto com pessoas contaminadas) só está legitimada se for realizada direta e exclusivamente pelo profissional de medicina no trabalho, tendo em vista a adoção dos procedimentos adequados a salvaguardar a saúde dos próprios e de terceiros.
A aplicação do princípio da proporcionalidade e da minimização dos dados é particularmente relevante nesta matéria. A entidade empregadora só deve exigir informações de saúde na medida em que a legislação o permita e quando estritamente necessário para assegurar a finalidade do tratamento, nomeadamente para assegurar a segurança dos demais trabalhadores.
5. O que fazer para antecipar a deteção de casos com sintomas de Covid 19 nos trabalhadores
Há inúmeras medidas organizativas e de sensibilização que as empresas poderão ser adotadas para antecipar e diminuir os riscos. Sempre que as mesmas possam envolver o empregador, enquanto responsável pela saúde e segurança dos trabalhadores/agentes deverá implementar ações de prevenção de riscos profissionais, ações de informação e formação, nomeadamente:
- Sensibilizar e convidar os seus funcionários a fornecerem feedback individual de informações que lhes digam respeito em relação a uma possível exposição, ao empregador ou às autoridades de saúde competentes;
- Sensibilizar para que optem por teletrabalho quando tiverem identificado uma potencial situação de risco em que possam ter estado em contacto;
- Facilitar a transmissão de informação de dúvidas e pedidos de esclarecimento através da criação, se necessário, de canais dedicados (ex: e-mail próprio para o efeito);
- Promover métodos de trabalho à distância e incentivar o uso da medicina ocupacional.
6. Deverá o trabalhador informar a entidade empregadora de suspeita de sintomas?
Sim, os vales são emitidos à ordem do hóspede e são transmissíveis a terceiros por mera tradição.
Cada funcionário/agente deve implementar todos os meios para preservar a saúde e a segurança dos outros e de si próprio e nesse sentido, em caso de identificação de sintomas, deverá informar o responsável de medicina no trabalho da empresa ou, quando não seja possível, a entidade patronal, de modo a que possam ser implementadas medidas de segurança aos demais funcionários.
O empregador pode assim avaliar comunicar às autoridades sanitárias, a pedido, as informações relativas à natureza da exposição necessária para qualquer cuidado médico ou de saúde da pessoa exposta.
7. E entidade empregadora pode revelar que um funcionário está infetado com COVID-19 aos seus colegas?
Regra geral, em caso de algum funcionário ser infetado com COVD-19 o nome do funcionário e elementos que permitam identificar qual é o funcionário em concreto não deverão ser revelados aos colegas.
Ainda assim, cada situação deverá ser avaliada caso a caso.
As empresas poderão manter os funcionários informados sobre os casos existentes e estes deverão saber que, caso existam casos confirmados, serão informados. Esta informação resulta da obrigação de garantir a saúde e segurança dos funcionários bem como do especial dever de cuidado que as entidades empregadoras têm para assegurar o bem-estar e a saúde dos seus funcionários.
Poderão existir situações em que é necessário revelar o nome do(s) trabalhador(es) que contraiu o vírus (por exemplo, num contexto preventivo). Nesses casos, os funcionários deverão ser previamente informados da confidencialidade da informação dada a necessidade de assegurar a dignidade e integridade dos dados dos seus colegas.
8. Pode a entidade empregadora controlar os registos de tempos de trabalho efetuado por recurso a soluções tecnológicas específicas para regime de teletrabalho?
Sim, é possível a entidade empregadora controlar os registos de tempos de trabalho efetuado por recurso a soluções tecnológicas específicas, apenas limitando a sua utilização ao registo de tempos de trabalho.
Não dispondo de tais ferramentas, excecionalmente é legitimo ao empregador fixar a obrigação de envio de email, SMS ou qualquer outro modo similar que lhe permita, para além de controlar a disponibilidade do trabalhador e os tempos de trabalho, demonstrar que não foram ultrapassados os tempos máximos de trabalho permitidos por lei. Do mesmo modo, nada impede que este controlo da disponibilidade do trabalhador e do cumprimento dos tempos de trabalho se faça por via de contacto telefónico ou eletrónico por parte do empregador.
9. Pode a entidade empregadora controlar à distância o desempenho dos trabalhadores que se encontram em teletrabalho?
Não, conforme já resultava de posição anterior da CNPD, não são admitidas soluções tecnológicas para controlo à distância do desempenho do trabalhador a CNPD, nomeadamente, softwares que, para além do rastreamento do tempo de trabalho e de inatividade registam as páginas de Internet visitadas, a localização do terminal em tempo real, as utilizações dos dispositivos periféricos ou, mesmo, impor ao trabalhador que mantenha a câmara de vídeo permanentemente ligada.
10. Pode a entidade empregadora controlar à distância o desempenho dos trabalhadores que se encontram em teletrabalho?
Não, os prazos de reporte de situações de violação de dados à CNPD mantém-se em vigor. No entanto, encontram-se suspensos todos os prazos processuais e procedimentais, até data a definir em decreto-lei que declarará a cessação da situação excecional, nos termos alínea c) do n.º 6 do artigo 7.º da Lei nº 1-A/2020, de 19 de março.
Ainda assim damos nota que algumas das autoridades nacionais de supervisão de dados na União Europeia já informaram que terão em consideração as situações específicas e respetivas atenuantes que resultam do estado de emergência.
As informações acima não pretendem ser uma análise exaustiva à totalidade das alterações ao regime legal vigente, mas uma seleção daquelas que a CCR Legal entende serem as mais relevantes, e não dispensam a consulta da CCR Legal e/ou diplomas às quais as mesmas se referem. Para mais informações contacte:
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